Middelgrote bedrijven zitten vast in de waarheid van gisteren en missen de concurrentievoordelen


Middelgrote bedrijven zitten vast in de waarheid van gisteren en missen de concurrentievoordelen van vandaag

Paul Barber *

Inleiding

"De waarheid van gisteren is de [BS] van vandaag", schrijft Brad Blanton, de bestsellerauteur van Radical Honesty. “Even yesterday’s liberating insight is today’s jail of stale explanation.”

De meeste mid-market bedrijven (50 miljoen tot 1 miljard aan omzet) zitten gevangen in de oude overtuiging dat betere tools voor effectieve financiële verslaglegging, budgettering en planning alleen voor de grootste ondernemingen zijn.

In feite bestaan ​​er tools voor financiële planning en analyse (FP&A) voor middelgrote bedrijven en kunnen ze een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren door processen zoals budgettering, analyse, planning en rapportage drastisch te versnellen en tegelijkertijd fouten en omissies te verminderen.

FP&A software doet dit door het automatiseren en consolideren van diverse datastromen (financieel, operationeel, verkoop, etc.) over alle afdelingen heen. Als gevolg hiervan worden gegevens nuttig in plaats van een overweldigende hoeveelheid data die wordt verzameld maar nauwelijks wordt gebruikt.

Inzet van spreadsheets

De meeste middelgrote bedrijven gebruiken nog steeds tijdrovende, foutgevoelige spreadsheet-gebaseerde systemen voor budgettering, planning en financiële consolidaties, omdat ze denken dat ze niet de tijd of middelen hebben om digitale beheertools te implementeren waarmee ze hun bedrijven beter managen.

De meest voorkomende verklaring is: "onze financiële mensen hebben het te druk met ons bedrijf om een ​​nieuw systeem te implementeren." Ondertussen werken deze hoogopgeleide financiële professionals als datatypisten, besteden talloze uren aan het invoeren en opnieuw invoeren van gegevens en formules, of het kopiëren en plakken tussen cellen en werkbladen.

Waarde toevoegen door meer analyse

In feite zou het automatiseren van deze processen financiële professionals vrijmaken van wat in wezen saai werk is, waardoor ze de tijd krijgen om nuttige analyses van de gegevens uit te voeren, om te begrijpen welke delen van het bedrijf winstgevend zijn, waar het bedrijf middelen moet investeren om de winstgevendheid te maximaliseren, en welke processen de productiviteit belemmeren of bevorderen.

Zodra ze die dingen beginnen te doen, evolueert de financiële afdeling van de mensen die melden wat er in het verleden is gebeurd – de spreekwoordelijke boekhouders- naar een functie met waarde-creatie voor de organisatie, in staat om strategisch richting te geven.

Hoe gaat de maandelijkse rapportagecyclus voor de meeste middelgrote bedrijven?

Finance importeert gegevens van alle afdelingen. Alleen al het verkrijgen van de gegevens is een tijdrovend karwei, waarbij vaak meerdere verzoeken en gesprekken nodig zijn. Vervolgens moeten ze de gegevens kopiëren en plakken - of opnieuw intoetsen - in spreadsheets - een proces dat de introductie van fouten bijna garandeert. Vervolgens proberen ze de gegevens consistent op te maken en gegevens te koppelen aan andere spreadsheets.

Het is een proces dat gemakkelijk vijf tot tien dagen per keer in beslag neemt. Met automatisering kan het binnen een paar uur worden gedaan. Bevrijd van de verveling van het verzamelen en consolideren van gegevens, kan Finance veel meer tijd besteden aan waardevolle activiteiten, zoals het uitvoeren van verschillende what-if-scenario's. 'Wat als we middelen verplaatsen van afdeling X naar afdeling Y? Wat als we naar directe verkoop gingen in plaats van naar kanaalverkoop? Wat als we de telecommunicatiekosten met 8 procent verlagen? Enzovoort.

Planning en budgettering

Evenzo zijn jaarlijkse planning- en budgetterings-processen een nachtmerrie voor de meeste middelgrote financiële afdelingen, waarvoor vaak late avonden en weekends op kantoor nodig zijn. Het is niet ongebruikelijk dat Finance-medewerkers maanden besteden aan het jaarlijkse budgetproces. Dit omvat het ontwerpen en voorbereiden van spreadsheets, deze naar afdelingsmanagers sturen, hen eraan herinneren wanneer de budgetcijfers moeten worden opgeleverd, de spreadsheets terugontvangen, gegevens tussen spreadsheets kopiëren, de geaggregeerde nummers valideren, spreadsheet-formaten synchroniseren, rapporten indienen bij het management en mogelijk meerdere herhalingen van deze taken voor verschillende scenario's. Tegen de tijd dat het budget is afgerond, is er in veel gevallen geen tijd meer om te bepalen of de plannen geloofwaardig zijn.

Meer tijd voor betere beslissingen

Omgekeerd melden veel bedrijven die FP & A-software gebruiken, dat ze een budgetproces van drie maanden kunnen terugbrengen tot drie weken. Naast de duidelijke voordelen van tijdwinst, resulteert het verbeterde proces in een nauwkeuriger budget dat aansluit bij de strategische doelstellingen van het bedrijf. Het maakt een betere validatie mogelijk van de vraag of gebudgetteerde middelen realistisch zijn en het geeft tijd om beter te bepalen of er extra kosten zijn die kunnen worden teruggedrongen. Om een ​​goed budget te krijgen, of het nu jaarlijks, driemaandelijks of voortschrijdend is, zoals veel bedrijven nu doen, hebben mid-market managementteams een heldere analyse nodig op basis van betrouwbare operationele gegevens.

Ze hebben ook de tijd en informatie nodig om verschillende scenario's te onderzoeken. Maar de meesten blijven racen op een tredmolen met een lage waarde, niet in staat om de mogelijke voordelen te realiseren van de gegevens die door de financiële afdeling gaan, vanwege de onlogische verklaring dat Finance geen tijd heeft om dingen beter te doen.

ERP nodig?

Grote ondernemingen hebben de middelen om grote Enterprise Resource Planning-systemen in te zetten, maar de mid-market heeft een ander soort tool nodig dat niet alleen gemakkelijk te gebruiken is, maar ook onmiddellijk waarde toevoegt, zonder uitgebreide aanpassingen en onderhoud.

Met de juiste FP & A-software die processen met een lage toegevoegde waarde automatiseert, kunnen mid-market managementteams meer tijd besteden aan het gebruik van hun analytische vaardigheden om inzicht te krijgen in meerdere variabelen. Trends en afwijkingen zijn gemakkelijker te herkennen wanneer gegevens up-to-date, compleet en direct beschikbaar zijn, waardoor het management de mogelijkheid krijgt voor betere besluitvorming.

Tenslotte

De zakelijke omgeving en individuele bedrijven veranderen altijd. Gevangen blijven in de waarheid van gisteren is misschien wel de grootste belemmering voor het bereiken van het succes van morgen.


* Paul Barber is CEO van Prophix Software Inc., leverancier van CPM software. In de Benelux vertegenwoordigd door LIAGE Benelux BV (Breda).

11 keer bekeken
 

Lage Mosten 49, 4822 NK Breda, Netherlands

076 201 9232

©2020 door LIAGE Benelux BV.

  • Google Places
  • LinkedIn